テレワークで業務効率を上げる方法は？仕事をうまく進められない原因も解説

テレワークとは

テレワークとは、「ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」をさします。1970年代にアメリカのロサンゼルス周辺で、エネルギー危機への対策とマイカー通勤による交通混雑や大気汚染の緩和を目的に始まったといわれています。

日本での普及には、新型コロナウイルスの感染拡大や、働き方改革の一環としての政府の推進が大きく影響しました。国土交通省が行った令和6年度の調査では、雇用型就業者のテレワーカー(雇用型テレワーカー)の割合は全国で24.6％と、約4人に1人がテレワークをしたことがあるとわかります。

テレワークについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

「テレワークって何のこと？導入するなら働き方の特徴やメリット・デメリットを知ろう」

リモートワークとの違い

テレワークと似ている概念には、「リモートワーク」をはじめとして以下のようなものがあります。

• リモートワーク
• 在宅勤務
• モバイルワーク
• サテライトオフィス勤務
• コワーキング
• ワーケーション

リモートワークは、テレワークと同様に「普段働いているオフィス以外を就業場所とする働き方」ですが、リモートワークとテレワークの違いは、「ICTの活用」の部分に主眼が置かれているか、「働く場所」に主眼が置かれているかという点が挙げられます。

なお、公的機関では、所属するオフィス以外の場所で業務を行う働き方の呼称をテレワークに統一しています。

また、在宅勤務とは名前のとおり「自宅で仕事をする働き方」をさし、テレワーク・リモートワークを自宅で行う場合は在宅勤務に該当します。

モバイルワークは、「ノートパソコンやスマホ・タブレットなどを利用して、移動中や出先などで仕事をする働き方」です。場所にとらわれずに仕事を行うことで、業務の効率化につながります。

サテライトオフィス勤務は「自宅の近くや既存の事業所とは別の場所に設けられたサテライトオフィスで仕事をする働き方」です。テレワークやリモートワークの一種であり、在宅勤務やモバイルワークよりも整った環境で仕事ができます。

コワーキングは、「業務環境(事務所・会議室・打ち合わせスペースなど)をほかの人と共有しながら、それぞれは独立して仕事をする働き方」です。

コワーキングを行うスペースを「コワーキングスペース」と呼び、働く環境を共有する点ではオフィスと同様ですが、利用者がそれぞれ別の会社・組織に属している点は、通常のオフィス勤務と大きく異なります。

ワーケーションは「ワーク」と「バケーション」を合わせた言葉で、「観光地やリゾート地などで休暇を取りながら仕事をする働き方」のことをさします。日常生活で身を置いている環境とは異なる環境のなかで仕事を行うことで、心身のリフレッシュや仕事の効率アップなどが期待できます。

上記の働き方についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

「リモートワークはどんな働き方？テレワークとの違いや導入にあたり必要なものを紹介」

「テレワークとリモートワークの違いは？導入時に必要なことを解説」

テレワークでの業務効率化は必須

テレワークでは、さまざまな要因により生産性が低下する場合もあります(詳しくは後述)。コロナ禍をきっかけに日本でも導入が進んだテレワークですが、新型コロナウイルス感染症の5類移行後、オフィスに出社する従来の働き方に回帰する傾向も見られます。

テレワークを継続したまま生産性を向上させるためには、業務の効率化が必須です。

テレワークで業務効率が低下する原因

テレワークで業務効率が低下する原因は、主に以下のとおりです。

• 長時間労働の常態化
• コミュニケーション不足
• 不十分な環境整備
• 業務可視化の難しさ

それぞれの原因を、詳しく説明します。

長時間労働の常態化

特に自宅でのテレワークは、仕事とプライベートの時間を切り分けるのが難しく、業務効率が低下しやすいです。

また、労働時間を把握しにくく長時間労働になりがちなことも、生産性低下の一因です。過重労働や隠れ残業も懸念され、ストレスの原因になる可能性もあります。

コミュニケーション不足

オフィスで仕事をしていれば、同じ部署の人や近くの席の人に業務に関する相談を気軽にできます。しかし、テレワークではすぐ近くに同僚や上司はおらず、相談や連絡の手段はチャットが一般的です。

チャットでは意図が正確に伝わらない場合があり、対面より意思疎通が難しいです。また、相手の顔を見て相談したい場合にはWeb会議ツールなどを使わなければなりませんが、時間調整が難しいケースもあります。

テレワークで円滑なコミュニケーションを取れないと、仕事の軌道修正にも時間がかかり、業務効率が低下しやすいです。

不十分な環境整備

オフィスには仕事をするために必要なものが揃っていますが、自宅に十分な通信環境や作業スペース、専用のデスクなどがある人は限られています。オフィスに比べてスムーズに作業ができず、集中しにくい環境でテレワークを行う場合、業務効率は低下するでしょう。

業務可視化の難しさ

テレワークではほかの人の業務中の様子がわかりにくいため、無駄な業務や過剰に負担がかかっている業務が見つかりにくいです。

そのため、業務の改善提案がされにくく、注意を促すのも難しいでしょう。結果的に、非効率な業務が改善されず、効率の低下につながりやすいです。

テレワークで業務効率を上げる方法

テレワークで業務効率を上げる方法は、主に以下が挙げられます。

• コミュニケーションの機会を意識的に増やす
• ネット環境を整備する
• 業務改善に役立つツールを導入する
• ひとつの業務に集中して取組む

コミュニケーション不足は、業務効率低下の大きな要因のひとつです。テレワークでは、気軽に仕事の話をできる相手がいない環境で作業します。チャットやWeb会議ツールを活用し、コミュニケーションの機会を意識的に増やすことで、業務効率の向上につながるでしょう。

自宅でのテレワークでも、社内の専用システムにアクセスしたり情報収集をしたりするため、インターネットを利用する機会はオフィスでの勤務と変わりません。テレワークを導入する際には、業務効率に直結するネット環境の整備をしましょう。

昨今では、テレワーク向けにさまざまな業務効率化ツールがリリースされているので、業務内容にあったツールを活用するのもおすすめです。タスク管理ツールやスケジュール管理ツールなどが一般的ですが、専門的な業務に役立つツールもあるので、導入できるツールがないか探してみると良いでしょう。

オフィスでの勤務と比べて、テレワークでは注意が散漫になる要因が多数あります。自宅でテレビをつけながら仕事をしたり、周辺機器などのテレワーク環境の整備が不十分だったりすると、集中力の低下が懸念されます。

また、普段利用しているデバイスとは異なるノートパソコンなどを使ってテレワークを行う場合、マルチタスクで仕事をするのも難しいでしょう。「ながら作業」や複数作業の同時進行は避け、なるべくひとつの業務に集中して取組むことを意識しましょう。

テレワークでのネット環境の整備に関するWi-Fiの選び方についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

「テレワークに適したWi-Fiとは？選び方のポイントやおすすめの回線を紹介」

テレワークの業務効率を上げたい方には「ドコモ光」がおすすめ！

テレワークの業務効率が上がらない理由はさまざまですが、環境整備が不十分なことが理由になっているケースも多いです。特にパソコンを利用して仕事をする場合、インターネットの回線速度は業務効率に大きく影響します。

テレワークの業務効率を上げるために自宅のインターネット環境を見直したい方には、「ドコモ光」がおすすめです。「ドコモ光」のメリットは、主に以下が挙げられます。

• 超高速の10ギガプランがある
• 通信制限がない※1
• IPoE方式のIPv6インターネット接続機能に対応している

光回線の一般的な通信速度は1Gbpsで、ほかのインターネット接続手段と比べると十分な速さですが、「ドコモ光」には最大通信速度10Gbpsの「ドコモ光 10ギガ」もあり、高速通信環境を構築したい方におすすめです。

なお、「ドコモ光 10ギガ」は提供エリアが限定されているため注意しましょう。現在の提供エリアは、こちらからご確認いただけます(提供エリアは順次拡大予定)。

また、「ドコモ光」はベストエフォート型サービスです。最大通信速度は技術規格上の最大値となり、お客さま宅内での実使用速度はお客さまのご利用環境・ご利用機器、回線の混雑状況などによって低下します。

光回線は通信制限がない場合が多く、「ドコモ光」も通信制限を設けていません※1。そのため、動画の視聴や仕事に必要な資料など大容量のデータのダウンロードがしやすくなります。

IPv6は、IPv4の後継となる次世代のインターネット・プロトコルです。通信速度が安定するのはもちろんのこと、セキュリティ面でもメリットがあるので、仕事でインターネットを利用する方にもおすすめです。

なお、IPv6通信を利用する場合は、使用しているパソコンなどのデバイスがIPv6アドレスに対応している必要があります。IPoE方式のIPv6インターネット接続を利用すると、IPv6に対応したサービス(Webサイトの閲覧や動画配信サービスの視聴など)を快適に利用しやすくなるでしょう。

テレワークの業務効率改善のために自宅のインターネット環境を見直したい方は、ぜひ「ドコモ光」を検討してみてください。

※1 データ利用量が特に多い場合は、速度制限や通信が中断される場合があります。

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自宅の環境を整備してテレワークでの業務効率を上げよう

テレワークは、新型コロナウイルスの流行や政府の推進によって、日本でも普及してきた働き方です。ただし、コミュニケーション不足や不十分な環境整備などによって生産性が低下しやすいため、業務効率の改善を意識することが重要です。

テレワークでの業務効率向上のために、自宅のインターネット環境を整えたいと考えている方には、「ドコモ光」がおすすめです。

「ドコモ光」では高速のインターネット通信が可能です。通信制限がない※2ので、大容量のデータをダウンロード・アップロードする機会が多い方でも、データ容量のことを心配せずに済みます。

快適にインターネットを利用できる環境を構築したい方は、ぜひ「ドコモ光」を検討してみてください。

※2 データ利用量が特に多い場合は、速度制限や通信が中断される場合があります。

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※「Wi-Fi」は、Wi-Fi Allianceの登録商標です。