受信したメールを振り分ける方法は？注意すべき点や便利な機能も紹介

2025.07.28

通信ノウハウ

業務関連のものからプライベートな内容まで、メールボックスには日々多くのメールが送られてきます。優先度に応じて効率的に確認するには、メールが自動的に振り分けられると便利です。

本記事では、受信したメールを振り分ける方法を解説します。

併せて、メールの自動振り分けで注意すべき点なども解説するため、ぜひ参考にしてください。

記事サマリー

受信したメールの振り分け方

受信したメールを適切に処理するためには、内容や送信元などに応じて自動的に振り分けられると便利です。メールの自動振り分けには、差出人や件名による分類、あるいは本文中に含まれる特定のワードによる分類などの方法があります。

振り分け設定を細かくカスタマイズできる場合もあるため、ご自身の用途に応じて適切な仕様に設定しておくと良いでしょう。

メールの自動振り分けを設定する方法

メールを自動で振り分けるためには、事前に自動振り分けのルールを設定しておく必要があります。代表的なメールサービスを例に挙げて、メールの自動振り分け設定方法を紹介します。

Gmail
Outlook
Yahoo!メール

Gmail

Gmailでは、ラベルやフィルタ機能を利用して、メールを振り分けることができます。

Gmailには、ほかのメールサービスのような「フォルダー」はありませんが、代わりに「ラベル」を利用できます。ラベルは、分類ごとにメールを整理できる仕組みで、「仕事用」「優先対応」などのラベルを作成し、個別のメールに付与することが可能です。

ラベルは手動でもつけられますが、フィルタ機能を利用することで、条件に応じて自動で振り分けることが可能です。事前にフィルタを設定しておくことで、特定の条件に該当するメールに自動でラベルが付与されます。

ラベルやフィルタを活用することで、「仕事用」や「優先対応」などの重要なメールなどを効率的に分類できます。

Outlook

Outlookでは、「仕分けルール」の機能を使って、特定の条件に合うメールを自動的にフォルダーへ振り分けることが可能です。Outlookで自動振り分けを行うには、あらかじめフォルダーを作成した上で、仕分けルールを設定する必要があります。

そのため、「取引先」「緊急対応」など、振り分けたいメールの属性に応じたフォルダーを事前に作成しておきましょう。Outlookの仕分けルールの設定方法は、以下のとおりです。

仕分けルールを設定したいメールを右クリックし、「ルール」から「仕分けルールの作成」をクリックする
「詳細オプション」をクリックする
「ステップ1」で設定したい仕分け条件にチェックを入れ、「次へ」をクリックする
「ステップ1」で「指定フォルダーへ移動する」にチェックを入れ、「ステップ2」で「指定」をクリックする
「仕分けルールと通知」の画面で、振り分け先のフォルダーを選択し、「OK」をクリックする
振り分けの例外条件について必要に応じてチェックを入れ、「次へ」をクリックする
仕分けルールの名前を入力し、「完了」をクリックする

ご自身に合った設定を行うことで、メールを効率的に振り分けることが可能です。

Yahoo!メール

Yahoo!メールでは、フィルター機能を利用することで、指定したワードを含むメールを自動的にフォルダーへ移動できます。あらかじめ振り分けたいメールの属性に応じてフォルダーを作成しておきましょう。フィルタ機能の設定方法は、以下のとおりです。

メール一覧の右上にある設定ボタンを押し、フィルタのページを表示して「フィルター作成」ボタンを押す
「From」「To/Cc」「件名」「本文」の入力欄に、指定のワードを入力する
「その文字列を含む」「その文字列を含まない」「その文字列で始まる」「その文字列で終わる」のいずれかを選択する
移動先フォルダーを指定し、「保存］ボタンを押す

上記設定を行うことで、条件を満たすメールが自動的に振り分けられます。

メールの自動振り分けで注意すべき点

自動振り分けに関するルール設定が適切でない場合、意図したとおりにメールが振り分けられない可能性があります。特に、ファイルが添付されたメールでは、ファイル名が条件に一致してしまい、意図しないフォルダーに振り分けられる可能性もあります。

自動振り分けを設定している場合でも、特定のフォルダーだけに頼るのではなく、必要なメールが見落とされていないか定期的に確認することを意識しましょう。

メールの自動振り分けをする際に活用したい機能

自動振り分けを行う際には、受信メールを振り分け先のフォルダーだけでなく、受信トレイにも残す設定を活用するのがおすすめです。

重要なメールが想定外のフォルダーに振り分けられても、受信トレイにメールが残っていれば早めに気付けるでしょう。

また、フォルダーに振り分けられたメールの受信時に通知や音で知らせる機能も活用すれば、重要なメールの見落としを防ぎやすくなるでしょう。

メールの受送信で利用するインターネット回線は「ドコモ光」がおすすめ

メールの自動振り分けを利用すれば、効率的にメールを管理・確認できるようになります。ただし、より快適にメールサービスを利用するには、通信速度に優れたインターネット回線が必要です。

メールの受送信には、インターネット環境が不可欠です。通信回線の性能が不十分な場合、受送信に時間がかかり、業務効率に支障をきたす恐れがあるかもしれません。

メールを快適に受送信したい方には、「ドコモ光」がおすすめです。「ドコモ光」のメリットは、主に以下が挙げられます。

超高速の10ギガプランがある
通信制限がない※1ためあんしんして使える

光回線の一般的な通信速度は1Gbpsで、ほかのインターネット接続手段と比べると十分な速さですが、「ドコモ光」には最大通信速度10Gbpsの「ドコモ光 10ギガ」もあり、高速通信環境を構築したい方におすすめです。

なお、「ドコモ光 10ギガ」は提供エリアが限定されているため注意しましょう。現在の提供エリアは、こちらからご確認いただけます(提供エリアは順次拡大予定)。

また、「ドコモ光」はベストエフォート型サービスです。最大通信速度は技術規格上の最大値となり、お客さま宅内での実使用速度はお客さまのご利用環境・ご利用機器、回線の混雑状況などによって低下します。

光回線は通信制限がない場合が多く、「ドコモ光」も通信制限を設けていません※1。そのため、大量のメールの受送信も、スムーズに行えるでしょう。

インターネット環境を整えてメールを快適に使いたい方は、ぜひ「ドコモ光」をご検討ください。

※1 データ利用量が特に多い場合は、速度制限や通信が中断される場合があります。

「ドコモのスマホ」ならご家族全員のスマホ料金から
永年最大1,100円(税込)／月割引！^※

「ドコモ光」の申し込み
・無料相談をする

※「ドコモ光」契約者と同一「ファミリー割引」グループ内の「eximo」「eximo ポイ活」「irumo（0.5GBを除く）」「5Gギガホプレミア」「5Gギガホ」「5Gギガライト（1GB超）」「ギガホプレミア」「ギガホ」「ギガライト（1GB超）」の契約者が対象です。「5Gギガライト／ギガライト（1GB超～3GB）」は550円／月を割引します。また「5Gギガライト」「ギガライト」のご契約で、ご利用データ量が1GB以下の場合は対象外となります。同一「ファミリー割引」グループ内に「ドコモ光」「home 5G プラン」の両方が存在する場合は、「ドコモ光セット割」が適用されます。月額料金が日割り計算となる場合は、割引額も日割り計算となります。