オンラインミーティングとは？リモート会議との違いやメリット、デメリットを紹介

オンラインミーティングとは

オンラインミーティング(オンライン会議)とは、インターネットを通じてリアルタイムで会話や情報共有を行う会議のことです。オンラインミーティングの専用ツールを利用することで、音声や映像のやりとりに加え、資料の画面共有やチャット機能なども使えます。

パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスがあれば、自宅や外出先からでも参加できます。テレワークや在宅勤務の広がりにより、社内外のコミュニケーション手段として活用されているツールです。

Web会議・リモート会議・ビデオ通話との違い

Web会議・リモート会議・ビデオ通話はそれぞれ似たような意味で使われます。しかし、用途やニュアンスに若干の違いがあり、シーンによって使い分けられることも少なくありません。

Web会議は、ビジネスやチーム内の打ち合わせを目的として行う会議全般をさすことが一般的です。リモート会議は、参加者がオフィス以外の場所にいることを前提としたニュアンスが強い傾向にあります。

ビデオ通話は、カジュアルなニュアンスが強く、家族や友達との通話などビジネス以外のシーンでも使われる、スマホやタブレットでも標準で備えられている機能です。

オンラインミーティングを含め、それぞれは用途によって名称を使い分けたり、明確な区分は決めず同じ意味で使われたりすることもあります。

オンラインミーティング(オンライン会議)特有のメリット

オンラインミーティングのメリットは以下のとおりです。

• 場所を選ばず参加できる
• 移動時間・コストを削減できる
• スケジュール調整がしやすい
• 画面共有や資料の共有が簡単
• ツールをインストールするだけで簡単にはじめられる

それぞれ詳しく紹介します。

場所を選ばず参加できる

場所にとらわれず参加できる点は、オンラインミーティングの大きなメリットのひとつです。インターネット環境さえ整っていれば、自宅やカフェ、出張先、海外からでもリアルタイムで会議に加わることができます。

オフィスに集合する必要がないため、働き方の自由度が高まるでしょう。テレワークや在宅勤務が普及した現在では、オンラインミーティングを活用することで場所の制約がなくなります。

オンラインミーティングを活用すれば、複数の拠点で働くチームやメンバーとの連携もスムーズになるでしょう。

移動時間・コストを削減できる

オンラインミーティングを活用することで、移動にかかる時間や交通費などのコストを大幅に削減できます。移動時間や交通費の削減になるほか、業務効率が向上し、ほかの仕事に使える時間が増えるでしょう。

企業にとっては経費の削減になり、個人にとっても時間と体力の節約につながるため、双方にとってメリットがあります。

スケジュール調整がしやすい

オンラインミーティングは、対面会議と比べてスケジュール調整がしやすい点もメリットのひとつです。

参加者が同じ場所に集まる必要がないため、「会議室が空いていない」「移動時間が確保できない」などで悩む必要がありません。

オンラインミーティングを導入すれば、短時間の打ち合わせや急な会議でも柔軟に対応することが可能です。

画面共有や資料の共有が簡単

オンラインミーティング専用のツールを使えば、画面共有や資料の送信が簡単に行えます。たとえば、パソコンに保存された資料やデータを印刷して配る必要がありません。

プレゼンテーションのスライドも画面共有を使えばそのまま映し出せます。チャット機能を使って関連ファイルやリンクを送ることができる場合も多いため、資料の共有が簡単です。

ツールをインストールするだけで簡単にはじめられる

オンラインミーティングは専門知識がなくても、ツールをインストールするだけですぐにはじめられます。多くのツールは、パソコンやスマホに対応しており、アプリのダウンロードやWebブラウザからのアクセスだけで利用可能です。

はじめて使う人にとってもわかりやすい操作画面で、設定や接続がスムーズに行える設計がされているツールも数多くあります。

会議の主催者から送られるURLをクリックするだけで参加できるよう設計されているツールもあり、社内外を問わず、簡単に打ち合わせを実施できます。

オンラインミーティング(オンライン会議)特有のデメリット

オンラインミーティングのデメリットは以下のとおりです。

• ニュアンスや空気感が伝わりづらい
• パソコンやツールの操作など最低限の知識が必要
• 通信は回線の品質に左右される

それぞれ詳しく紹介します。

ニュアンスや空気感が伝わりづらい

オンラインミーティングでは、対面に比べて相手の表情や声のトーン、ちょっとした仕草などが伝わりにくい点に注意が必要です。

話し手が相手の理解度や感情を把握しにくく、会話のテンポが乱れたり、誤解を招いたりすることがあるかもしれません。

雑談や冗談、微妙なニュアンスを含んだ発言などは、伝え方に注意しましょう。複数人が同時に話すと音声が重なって聞き取りにくくなるなど、会話の流れが妨げられる可能性もあります。

オンラインミーティングでスムーズなコミュニケーションを図るには、発言のルールを決めたり、こまめに相づちを打ったりするなどの工夫が必要です。

パソコンやツールの操作など最低限の知識が必要

オンラインミーティングは、ツールを導入すれば簡単にはじめられる点が大きなメリットですが、パソコン操作やツール操作など、最低限の知識は必要です。

ツールのインストール、カメラやマイクの設定、画面共有の方法など、基本的な操作ができないと会議自体に参加できない場合もあります。

ツールによって操作方法が異なるため、初回は事前に練習や確認が必要です。参加者全員がスムーズに会議に臨めるようにするためには、マニュアルの共有やサポート体制の整備、事前の接続テストなどを行いましょう。

通信は回線の品質に左右される

オンラインミーティングはインターネット回線を使って行うため、通信環境の影響を受けます。回線速度が遅かったり、通信が不安定だったりすると、映像や音声が途切れる、画面がフリーズする、遅延が発生するなどのトラブルが起こりやすくなるため注意しましょう。

トラブルが頻発すると、会議の進行が妨げられ、ほかの参加者の迷惑にもなります。特にリモートワークや在宅勤務など、オフィス以外から参加する場合、個別の通信環境の差が顕著にあらわれやすいため、事前の対策が必要です。

オンラインミーティングを利用するなら、快適な通信速度かつ安定性の高い回線を準備しましょう。モバイル回線よりも、比較的通信速度が速い傾向にあり、データ容量を気にせず使える光回線がおすすめです。

テレワークでよくある通信トラブルに関しては、以下の記事で詳しく紹介しています。併せてご覧ください。

「テレワークでよくある通信トラブルは？対処法や改善方法をわかりやすく解説」

オンラインミーティングを導入する際の手順

オンラインミーティングを行う際のおおまかな手順は以下のとおりです。

1. 必要な道具・回線を用意する
2. オンラインミーティングツールをインストールする
3. ミーティング日時の調整を行う
4. 必要な資料やデータを用意・共有する
5. オンラインミーティングをはじめる

オンラインミーティングをはじめて利用する際の参考にしてください。

必要な道具・回線を用意する

オンラインミーティングに必要なものは以下のとおりです。

• 通信を行うデバイス(パソコンやスマホなど)
• Webカメラ
• マイクやヘッドセット
• インターネット回線

パソコンやスマホには音声入力・出力機能やカメラがついている場合も少なくありません。しかし、より高画質・高音質でオンラインミーティングに参加するなら、Webカメラやマイク、イヤホンとマイクがセットになったヘッドセットなどを用意すると良いでしょう。

インターネット回線は、参加する場所が自宅であれば光回線がおすすめです。光回線はLANケーブルを使用すれば有線でも接続できるため、通信速度と安定性が向上します。

オンラインミーティングツールをインストールする

オンラインミーティングで使用するツールは、全ての参加者が同じツールを使用する必要があります。会社や企業から指定されたものがあれば、指定されたツールをインストールしましょう。

アカウントの登録や初期設定が必要なケースもあるため、事前にインストールし、すぐに会議に参加できるようにしておくことが大切です。

ミーティング日時の調整を行う

参加者同士でオンラインミーティングの開催日時を話し合い、調整しましょう。所要時間や候補の日時を提示し、回答してもらうと調整しやすくなります。

日時が決定したらカレンダーなどに登録し、リマインダーを設定しておきましょう。

必要な資料やデータを用意・共有する

資料やデータは、事前に用意しておくことが重要です。必要に応じて事前に共有しておきましょう。使用する資料はあらかじめデスクトップやフォルダにまとめておくと便利です。

ご自身のデバイスを使用してオンラインミーティングに参加する場合、画面共有時や資料共有時に不要な情報やプライベートな情報が表示・共有されないよう注意しましょう。

オンラインミーティングをはじめる

全ての準備が整い、開催時間になったらオンラインミーティングをはじめましょう。必要に応じて、出欠確認や議事録のための画面録画を行ってください。

冗長にならないよう、ミーティングのテーマや目的、所要時間を決めてから開始することも大切です。

オンラインミーティングツールを導入する際の選び方

オンラインミーティングツールを選ぶ際には、以下の点に注目して選んでください。

• コスト
• 機能・サービス
• セキュリティ
• 使いやすさ
• 参加可能人数
• サポート

オンラインミーティングツールを選ぶ際は、利用目的や規模を明確にした上で、上記のポイントを比較・検討して選ぶことが重要です。

コストや機能だけでなく、セキュリティやサポート体制も確認しておきましょう。仕事で使用する際にトラブルが発生しても、サポート体制がしっかりしてれば、早急な対応により、遅れずオンラインミーティングに参加できるでしょう。

ひとつの項目ではなく、総合的にみて利便性が高いツールを選ぶことをおすすめします。

オンラインミーティングを行うなら回線の品質が重要

オンラインミーティングを行うなら、インターネット回線の品質は重要です。音声や映像が乱れるとミーティングに支障が出て、伝え漏れや間違った意味で捉えられるなどのトラブルに発展する可能性もあります。

特に、仕事上の重要な会議や取引先との会議をオンラインで行う際には、快適なインターネット回線を使うことが大切です。

光回線はモバイル回線などと比べて通信速度が速く、安定性も高い回線です。データ容量が無制限なことも多いため、モバイル回線のようにデータ容量の超過による速度制限の心配もありません。

オンラインミーティングを利用するために快適な回線の整備を考えているなら、光回線がおすすめです。光回線の通信制限に関しては、以下の記事でも詳しく紹介しています。併せてご覧ください。

「光回線は無制限で利用できる？通信制限の条件や対処法などをわかりやすく解説」

快適にオンラインミーティングを行うなら「ドコモ光」がおすすめ

快適にオンラインミーティングを行うなら、回線は「ドコモ光」がおすすめです。「ドコモ光10ギガ※1」なら、最大10Gbps※2の通信に対応しています。オンラインミーティング中の資料共有や動画データの送信、Web閲覧やオンラインゲームなども快適になります。

データ容量は無制限※3なので、快適な通信速度でデータ容量を気にせずオンラインミーティングに参加することが可能です。また、全国エリアで利用可能な「ドコモ光 1ギガ」プランもあり、ニーズに合わせて選べます。

さらに、月額550円(税込)※4※5で加入できる「ネットトータルサポート※6」では、通信につながる機器※7にまつわるあらゆるシーンをサポートいたします。

「オンラインミーティングツールの操作がわからない」「マイクやカメラがパソコンに接続できない」など、操作や設定に困ったことがあった場合にも相談できるオプションサービスです。

オンラインミーティングを快適にできるインターネット回線や、困ったときにサポートに相談できるサービスを探している方は、ぜひ「ドコモ光」をご検討ください。

※1 「ドコモ光 10ギガ」の対象エリアは、一部に限られます。詳しくはこちら
※2 ベストエフォート値による最大通信速度
※3 データ利用量が特に多い場合は、速度制限や通信が中断されることがあります。
※4 お申込みされると、ご利用の有無にかかわらず月額使用料が発生します。画面共有を利用したご案内は、通信料が発生します。
※5 修理、訪問サポート、データ復旧、オンラインパソコン教室をご利用の場合には、内容に応じた料金のお支払いが別途必要となります。
※6 ネットトータルサポートの訪問サポート・修理・データ復旧・買取は、ドコモが委託する協力会社による提供です。
※7 通信につながる機器とは、パソコン、パソコン周辺機器、テレビ、ルーターなど、ドコモが別途指定する機器をいいます。
※8 定期契約プランは、2年間同一の「ドコモ光」契約を継続して利用することが条件となり、解約(定期契約のない料金プランへの変更含む)のお申出がない場合は自動更新となります。当該期間内での解約、定期契約のない料金プランへの変更などの場合、更新期間を除いて戸建タイプ 5,500円(税込)、マンションタイプ4,180円(税込)の解約金がかかります〈2022年6月30日以前にお申込みのお客さまの場合、戸建タイプ14,300円(税込)、マンションタイプ8,800円(税込)の解約金となります〉
※9 2年間同一の「ドコモ光」の継続利用が条件となり、当該期間内での解約、定期契約のない料金プランへの変更などの場合、更新期間を除いて5,500円(税込)の解約金がかかります。なお、「ドコモ光」とペア回線(「ドコモ光」と対になる携帯電話回線)の契約期間および更新期間はそれぞれ異なりますので、ご注意ください。

「ドコモのスマホ」ならご家族全員のスマホ料金から
永年最大1,100円(税込)／月割引！^※

「ドコモ光」の申し込み
・無料相談をする

オンラインミーティングをするなら回線の品質をチェックしよう

オンラインミーティングとは、インターネットを通じてオンライン上で会話や情報共有を行う会議のことをさします。場所に縛られずに会議が開催できるため、リモートワークをはじめとする多様な働き方に対応できる点が大きなメリットです。

インターネット環境が必須であり、音声や映像は回線の品質に依存する点には注意しましょう。オンラインミーティングが快適に行える回線を探しているなら、ぜひ「ドコモ光」をご検討ください。

インターネットを快適に利用しつつ、「ネットトータルサポート※10」では、パソコンなどの操作・設定方法で困った際に、お気軽にご相談いただけます。

※10 ネットトータルサポートの訪問サポート・修理・データ復旧・買取は、ドコモが委託する協力会社による提供です。

「ドコモのスマホ」ならご家族全員のスマホ料金から
永年最大1,100円(税込)／月割引！^※

「ドコモ光」の申し込み
・無料相談をする