【個人向け】ファイル共有サービスとは？メリットや注意点、失敗しない選び方を紹介

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、インターネットを通じて写真や動画、文書などのファイルをほかの人とやり取りできるサービスです。

無料で使えるものから有料のもの、ビジネス向けから個人向けのサービスまであります。

アップロードしたファイルのURLを共有すれば、第三者でもアクセスできるため、ほかの人にファイルを渡したいときや、共同作業で編集・管理したいときなどに便利なサービスです。

具体的な活用例やメリット・注意点は後述しているので参考にしてください。

ファイル転送サービスとの違い

ファイル共有サービスとファイル転送サービスは似ていますが、厳密には異なるサービスです。

一般的にファイル転送サービスは、ファイルの送信(転送)に特化したサービスをさします。ファイルをアップロードするとURLが生成され、そのURLを使って家族や友達にアップロードしたファイルを共有できます。

メールやSNSでは共有できない大きなファイルや、特定の人だけに写真・動画などを共有したいときに利用されるサービスで、相手に一度だけファイルを送れば良い、という場合に向いています。

一方、ファイル共有サービスはファイルの送信・共有に加え、共同作業ができるほか、細かな設定ができ、何度でもそのファイルにアクセスしたいケースにおすすめです。

クラウドストレージやオンラインストレージとの違い

クラウドストレージやオンラインストレージは、インターネットを通じてアクセスできるファイル・データを保存する場所をさします。

「クラウド」とは、インターネットを通じてデータやサービスを利用できる仕組みのことで、「オンライン」とは、インターネットに接続している状態のことを意味します。

呼び方は異なるものの、クラウドストレージやオンラインストレージはほぼ同義として捉えられています。

主に個人のファイル・データをバックアップしたり、保管したりするために用いられるサービスです。他人と共有できる機能を有するものや、アップロードされたファイルを共同で編集できるものもあります。

ファイル共有サービスは、ファイルを保管できる点でクラウドストレージやオンラインストレージと同じ目的での使用も可能です。

オンラインストレージに関しては以下の記事でも詳しく紹介しているので、併せてご覧ください。

「スマホの容量不足解消に便利なオンラインストレージとは？メリットや選び方を紹介」

ファイル共有サービスで利用できる主な機能

ファイル共有サービスの主な機能と概要は以下のとおりです。

サービスによって利用できる機能は異なります。事前に確認し、ご自身の用途にあったものを選んでください。

ファイル共有サービスの活用例

ファイル共有サービスの活用例は以下のとおりです。

• 友達・家族に写真や動画を共有する
• 学校や職場のメンバーと資料をやり取りする
• 複数人でひとつのデータを編集・管理する
• 外部ストレージとして活用する
• バックアップ先として活用する
• デバイス間のファイル移動に活用する

ファイル共有サービスは、プライベートで使用する際にも便利なほか、学校や職場のグループ作業が必要な場面で活躍します。

たとえば、家族や友達と旅行した際に撮影した写真を共有したい場合、「ファイルのサイズが大きくてメールで複数人に送信すると時間がかかる」などの問題が発生するケースがあります。

ファイル共有サービスを使えば、ファイルをアップロードした際に生成されるリンクだけを教えてあげれば、クラウド上に保存された写真や動画ファイルにアクセスし、ダウンロードすることが可能です。ご自身のデバイス間でファイルを移動させる際にも活用できます。

文書ファイルや表計算ソフト、プレゼンテーション資料などをアップロードし、編集権限を与えれば、同時進行で加筆・修正ができます。ファイル共有サービスにアクセスするだけで操作が可能なので、リモートワークや在宅勤務時の連携に活用されることも少なくありません。

また、デバイスのストレージに余裕がないときは、ファイル共有サービスのストレージを活用してファイルのバックアップもできます。

ファイル共有サービスのメリット6つを紹介

ファイル共有サービスを利用する主なメリット6つを紹介すると、以下のとおりです。

1. どこからでもアクセスできる
2. 大容量のデータをスムーズに共有できる
3. さまざまなデバイスで使えるファイル共有サービスも多い
4. 複数の相手への共有や共同編集ができる
5. バックアップ先としても活用できる
6. 無料で使えるサービスもある

それぞれ詳しく紹介します。

①どこからでもアクセスできる

インターネットにつながっていれば、どこからでもファイルにアクセスできる点はファイル共有サービスの大きなメリットです。

自宅のパソコンからアップロードした写真を外出先のスマホで見たり、アップロードしておいた仕事の資料を出張先のホテルでダウンロードしたりなど、インターネットに接続できれば場所を問わずアクセスできます。

ファイル共有サービスを使えば、ファイルを入れたUSBメモリを持ち歩く必要もありません。必要になったタイミングでファイル共有サービスにアクセスしてデータを扱えます。リモートワークで社外や自宅外でファイルにアクセスして作業する際にも便利です。

②大容量のデータをスムーズに共有できる

ファイル共有サービスを使えば、メールでは送れないような大きな動画や高画質の写真もスムーズに共有できます。一般的なメールの添付ファイルには容量制限があるため、複数の写真や数百MBの動画だと、送信できない場合も少なくありません。

一方、ファイル共有サービスなら数GB〜数十GBのデータもまとめてアップロード可能です。生成されるリンクを相手に送るだけで良いので、大容量のファイルを簡単に共有できます。

旅行の動画を家族や友達に送ったり、大量の写真を一括で共有したりと、さまざまなシーンで活用可能です。

③さまざまなデバイスで使えるファイル共有サービスも多い

多くのファイル共有サービスは、パソコン・スマホ・タブレットなど、さまざまなデバイスに対応しています。

たとえば、スマホで撮影した写真をその場でアップロードし、後でパソコンから編集や保存するなどの使い方が可能です。

専用アプリが用意されているサービスも多く、スマホでも直感的に操作できます。複数のデバイスで同じファイルにアクセスできるので、機種変更をしたときもクラウドにデータがあればすぐに復元できて便利です。

④複数の相手への共有や共同編集ができる

ファイル共有サービスは、ひとつのファイルを複数の人に同時に共有したいときにも便利です。紹介したとおり、ファイル共有サービスにアップロードし、生成されたリンクを送るだけで共有できます。

学校のクラスメートや仕事のチームメンバーなど、相手が使っているデバイスやアプリに関係なくデータを届けられるのが大きなメリットです。

ドキュメントや表計算ソフト、プレゼンテーション資料なども共有できるほか、同時にアクセスして共同作業も可能です。そのため、リモートワークで活用されているケースも少なくありません。

⑤バックアップ先としても活用できる

ファイル共有サービスはデータのやり取りだけでなく、データのバックアップ先としても活用できます。

スマホの写真や動画、パソコンの文書ファイルなどを定期的にアップロードしておけば、万が一デバイスが壊れたり紛失したりしても、クラウド上にデータが残っているため、簡単に復元可能です。

自動で同期できる設定にしておけば、バックアップを忘れる心配もありません。外部ストレージとして使えば、スマホやパソコン本体のストレージの節約にもなります。

SSDやUSBをはじめとする物理的な外部ストレージのように持ち歩く必要がなく、紛失の心配もありません。

⑥無料で使えるサービスもある

ファイル共有サービスによっては、無料プランが用意されているのもメリットのひとつです。

無料で数GB〜15GBほどの容量を利用できるサービスもあり、写真の送信やスマホとパソコン間のファイル移動など、日常的な用途であれば無料範囲内で対応できるケースも少なくありません。

使い勝手を試してみたい方は、無料プランからはじめ、必要に応じて有料プランに切り替えるのも選択肢のひとつです。

ファイル共有サービスを利用する際の注意点

ファイル共有サービスを利用する際の注意点は以下のとおりです。

• インターネットに接続できる環境が必須
• インターネット回線のデータ容量や通信速度に注意
• アップロードするファイル・データの内容に注意
• 無料のサービスはセキュリティ性や保存期間に注意

それぞれ詳しく紹介します。

インターネットに接続できる環境が必須

ファイル共有サービスを使うには、インターネットに接続されている必要があります。Wi-Fiやモバイル通信など、安定したネット環境がなければ、ファイルのアップロードやダウンロードが安定しないこともあります。

大容量のファイルを扱う場合、通信速度が遅いと時間がかかるだけでなく、途中で失敗する可能性があるため注意しましょう。

また、外出先で利用する場合は、公衆Wi-Fiやモバイルデータ通信の電波状況にも注意が必要です。地下や山間部、飛行機など、通信ができない、もしくは不安定になる環境ではアクセスできない可能性があります。

一部のファイル共有サービスでは、事前に登録したファイルであればオフラインでの閲覧が可能なケースもありますが、オフラインで利用できるのはあくまでも閲覧のみです。アップロードやダウンロードにはインターネット環境が必要です。

また、他人がファイルの内容を編集した場合、オフラインだとリアルタイムで内容が更新されません。

インターネット回線のデータ容量や通信速度に注意

ファイル共有サービスを使って大きなファイルをアップロード・ダウンロードすると、その分だけデータ通信量を消費します。そのため、スマホのモバイル回線を利用している場合、プランのデータ容量には注意が必要です。

たとえば、大きなサイズの動画ファイルを何本も送信したり受け取ったりすると、プランのデータ容量をすぐに消費してしまうかもしれません。データ容量の上限に達すると、速度制限がかかることが一般的です。

大量のファイルや大きなファイルをアップロード・ダウンロードする目的でファイル共有サービスを使用する場合は、通信速度が快適かつデータ容量に上限がない光回線を選ぶことをおすすめします。

アップロードするファイル・データの内容に注意

ファイル共有サービスにアップロードする内容は慎重に選ぶ必要があります。個人情報が含まれている書類や、第三者に見られたくないプライベートな写真や動画などは、誤って公開リンクを共有してしまうと、情報漏洩につながる恐れがあるため注意してください。

また、著作権のある音楽や映画などの配布は法律違反となる可能性があるため、絶対に避けましょう。

サービスによっては、パスワード設定やダウンロード期限を設けられるものもあります。個人情報や機密情報を含むファイルなど、第三者に見られたくないファイルを共有する場合、安全対策として活用しましょう。

無料のサービスはセキュリティ性や保存期間に注意

無料で使えるファイル共有サービスは、保存期間や容量に制限がある場合が多い点に注意が必要です。保存期間が決まっている場合、一定期間が過ぎると自動的に削除されてしまいます。大切なファイルの取扱には注意しましょう。

また、無料プランでは保存できるデータ容量が限られているケースも少なくありません。大量のファイルをアップロードすると、すぐに上限に達してしまいます。上限に達すると、自動同期機能が停止し、バックアップが取れなくなる可能性もあります。

無料プランからはじめる場合は、使用ルールや容量の制限に関する内容を確認しておきましょう。

ファイル共有サービスの選び方

利用するファイル共有サービスは、以下の点に注目して選びましょう。

• 利用できる機能は用途に適しているか
• ストレージ容量や料金は妥当か
• セキュリティはしっかりしているか
• 利用しているデバイスで使いやすいか
• サポート体制は整っているか

それぞれ詳しく紹介します。

利用できる機能は用途に適しているか

ファイル共有サービスを選ぶ際は、提供されている機能がご自身の使い方にあっているかを確認しましょう。たとえば、ご自身のデバイス間だけでファイルを共有するなら、細かな設定は必要ないかもしれません。

一方、「写真や資料を複数人で管理したい」「特定のファイルを共同編集したい」などの場合、コメント機能、更新・変更履歴の閲覧、各種権限の管理機能があると便利です。

リンクのパスワード保護やダウンロード回数の制限など、安全性や細かい設定ができるかどうかも事前にチェックしておくことが大切です。

ストレージ容量や料金は妥当か

ファイル共有サービスやプランによって、利用できるストレージ容量は異なります。一般的に、無料プランで利用できる容量は数GB〜15GB程度です。有料プランなら100GBや1TB以上など、大容量のストレージを利用できる場合もあります。

写真や動画を一時的にやり取りする程度なら、無料でも十分かもしれません。一方、日常的かつ長期的に大量のデータを保存・共有したい場合は、有料プランや容量の拡張オプションも検討しましょう。

ただし、必要以上に大容量のプランを契約すると、コストが無駄になる可能性があります。反対に、ストレージが足りない場合、空き容量を確保するために頻繁な整理が必要になるので注意しましょう。

ご自身に適したストレージ容量や予算をあらかじめ決めておくことが大切です。

セキュリティはしっかりしているか

ファイル共有サービスでは、ファイルをインターネット上に保存・共有するサービスのため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかは重要なポイントです。

特に仕事の資料や個人情報を含むファイルを扱う場合は、暗号化やパスワード保護、2段階認証などの機能があるかを確認しましょう。アップロードしたファイルの閲覧履歴が確認できるかどうかや、アクセス制限を細かく設定できるかも大切です。

無料のサービスでは細かい設定ができない場合や、限定的な機能しかない場合もあるため、注意が必要です。安全に使えるかどうかは、利用前に確認しておきましょう。

利用しているデバイスで使いやすいか

利用しているデバイスでアクセスや操作がしやすいかを確認しておきましょう。

ファイル共有サービスによっては、パソコンからの操作に最適化されていたり、スマホアプリに特化していたりする場合があります。

日常的に使うデバイスに対応しているか、操作が直感的でわかりやすいかなどをチェックしておくと良いでしょう。パソコンやスマホなど、どのデバイスからでも利用でき、使いやすいUIを備えたサービスが理想的です。

また、ファイルが自動同期される機能があると、どのデバイスからアクセスしても常に最新の状態に更新されたファイルを扱えるため、使い勝手が向上します。

サポート体制は整っているか

トラブルが起きたときに相談・問い合わせができるサポート体制があるかどうかも、サービスを選ぶ際の重要なポイントです。

たとえば、「ファイルが消えた」「ダウンロードできない」などの問題が発生したとき、すぐに対応してもらえるカスタマーサポートがあると便利です。

メールやチャットでの対応だけでなく、電話サポートが用意されていると、スピーディーに問題を解決しやすいでしょう。サポートが整っていないファイル共有サービスだと、万が一のときに対応に時間がかかるリスクがあるため注意が必要です。

ファイル共有サービスを利用するなら回線は「ドコモ光」がおすすめ

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「Wi-Fiが不安定でファイルのアップロードに失敗する」「新しいパソコンやスマホでファイル共有サービスを使いたいが設定がわからない」などの悩みに対しても、「ドコモ」がサポートいたします。

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ファイル共有サービスを利用するなら快適なインターネット環境を整えよう

ファイル共有サービスはWeb上にファイルをアップロードするサービスです。インターネットにアクセスできるならどこからでも利用でき、友達や家族にファイルを共有したり、共同編集したりなど、便利な使い方ができます。

リモートワークにファイル共有サービスを活用しているケースも少なくありません。ただし、ファイル共有サービスは基本的にインターネットを介して利用するサービスのため、インターネット回線の安定性や通信速度が重要です。

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※「Wi-Fi」は、Wi-Fi Allianceの登録商標です。