固定電話転送サービスとは？活用するメリットや課題をわかりやすく解説

固定電話の転送には「内線転送」と「外線転送」がある

ビジネスシーンで使われる固定電話(ビジネスフォン)には、転送機能が備わっていることがほとんどです。

固定電話の転送には、かかってきた通話を社内の別の電話機へ転送する「内線転送」と、かかってきた通話をほかの電話番号に転送する「外線転送」があります。

内線転送は、いわゆる社内で電話の取り次ぎを行うときのやり方なので、なじみがある方も多いかもしれません。

一方の外線転送は、社内以外の電話番号に電話を転送する方法です。社外で受電できるようになり、外出中やテレワーク中でも担当者が直接対応できるところが大きなメリットになります。

固定電話転送サービスの基本情報

固定電話の転送サービスとは、固定電話にかかってきた通話をあらかじめ指定した電話番号に転送するサービスです。つまり、外線転送ができるサービスをさします。

NTT東日本・NTT西日本が提供する「ボイスワープ」は、代表的な転送サービスとして知っている方は多いかもしれません。

転送サービスを利用すれば、社外にいても社内にかかってきた通話に直接対応できるようになるため、特にビジネスシーンで利用されることが多いですが、一般家庭用の電話機でも利用できます。

なお、転送サービスを利用するためには、基本的に固定電話サービスのオプションとして申込みが必要です。

事業者ごとに月額料金や工事費などが異なるため、転送サービスの導入を検討する際は、いくつか事業者を比較して最適なサービスを選択することをおすすめします。

固定電話転送サービスの種類

固定電話転送サービスは事業者によって機能が異なりますが、主に以下のようなものがあります。

そのほか、転送サービスによっては音声ガイダンスを流したり、あらかじめ登録した番号のみを転送したりと、利用できる機能はさまざまです。

転送サービスを活用する主なメリット

転送サービスは外線転送ができるサービスですが、活用することでさまざまなメリットが得られます。ここでは転送サービスの主なメリットを、活用する具体的なシーンと一緒に紹介します。

外出先でも直接電話に対応できる

固定電話転送サービスを利用すれば、外出先でも直接相手と通話することが可能になるメリットがあります。

ビジネスシーンでは、取引先と名刺や連絡先を交換することも多いと思いますが、連絡先は個人ではなく会社の電話番号を伝えるのが一般的です。

転送サービスがあれば、会社にかかってきた通話を直接個人の携帯電話に転送できるため、外出中に電話に出られないといったケースが少なくなります。外出中でも即座に電話対応ができることで、ビジネスチャンスが広がる可能性もあるでしょう。

テレワークの促進につながる

近年はテレワークを導入する企業も増えていますが、外部転送ができない場合は、電話を取り次ぐために数名の社員が会社に行かなくてはいけません。

しかし、転送サービスで外部転送が可能になれば、電話の取り次ぎのために社員を出社させる必要がなくなり、完全なテレワーク化の実現につながります。

出社する社員の負担が減る上に、会社としても社員の交通費やオフィスの光熱費などコストの削減ができる可能性があります。

大切な電話を逃すことが少なくなる

転送サービスによっては、事前に転送する番号を登録できる場合があります。このような機能が利用できれば、大切な番号は希望の電話番号に転送し、そのほかの電話番号は固定電話で通常どおりに着信することが可能です。

たとえば、個人事業主の方が仕事関係でよくかかってくる番号を登録しておけば、大切な取引先の通話は自身の携帯電話で取り、家族宛の通話は自宅の固定電話で取るといった使い分けができます。

また、重要な電話がかかってくる予定があるものの、どうしても外出したいといったケースでも大いに活用できます。

転送サービスの主な課題

固定電話転送サービスは便利なサービスですが、いくつか課題もあります。特にビジネスシーンでの課題は多く、主に以下の点が挙げられます。

• 1人に業務が偏る可能性がある
• 発信者の特定が難しい
• 会社の電話番号で折り返せない
• 電話の取り次ぎができない
• 着信を受ける側も通話が無料ではない

それぞれ解説します。

1人に業務が偏る可能性がある

転送サービスは、一般的に1つの電話番号にしか転送できないことが多いです。そのため、転送先の方は転送されてくる電話に1人で対応しなければならず、業務の負担が偏ってしまう可能性があります。

また、転送先の方が電話に出られない場合、転送された電話を取りこぼす可能性があるところも懸念点です。外部転送によって外出中やテレワーク中でも電話に対応できるとはいえ、転送先の電話番号が限られてしまう点は課題のひとつだといえるでしょう。

発信者の特定が難しい

転送の種類にもよりますが、転送サービスを利用した場合、転送先に表示される番号は基本的に発信者の番号です。そのため、電話帳に登録していない番号からかかってきた場合は、会社関係なのか、個人宛なのかを判断するのが難しくなります。

相手が名乗ってくれればすぐに会話をはじめられますが、名乗りがない場合は相手を特定するのに時間がかかり、会話をスムーズにはじめられない可能性があるでしょう。

会社の電話番号で折り返せない

転送された電話が取れずに折り返しの電話が必要な場合は、会社からかけない限り個人の携帯電話や固定電話からかけることになります。

すぐに折り返しの電話が必要な場合は、個人の電話番号が相手に表示されるため、個人情報が流出するリスクがあります。

また、個人の電話で折り返しの電話をすると、会社側にとっては通信料の立て替えになるため、経費精算の手間も生じるでしょう。

電話の取り次ぎができない

転送サービスは希望の電話番号へ転送することが可能ですが、転送された通話をさらに転送することはできません。会社のオフィスで受ける電話とは違い、転送サービスでは取り次ぎができない点も課題といえます。

転送先で取り次ぎが必要な内容の通話であった場合は、メモを取るなどして電話対応後に担当者へ伝えなければならないため、手間もかかります。

着信を受ける側も通話が無料ではない

一般的な電話は発信者が通信料を負担しますが、転送サービスでは電話を受ける側も通話料が発生する点に注意が必要です。

というのも、発信者から転送元へは一般の電話同様に、受ける側は通話料が無料ですが、転送元から転送先へは通信料が発生します。そのため、転送サービスを導入することで、通信料のコストが増える可能性があるでしょう。

課題が気になるならクラウドPBXという方法も検討する

転送サービスの課題が気になる方は、「クラウドPBX」を利用すれば解決できる可能性があります。クラウドPBXとは、インターネットを利用したオフィス向けの電話サービスです。

クラウドPBXの特徴は、機器を設置せずにスマホやパソコン、タブレットを使って電話業務が可能になる点で、ビジネスシーンで使われる固定電話の基本的な機能(着信、発信、内線、保留)が備わっています。

また、基本機能のほかにも、異なる場所の固定電話やスマホ・パソコン・タブレットをつなげたり、電話帳の共有ができたりと、ビジネスシーンで活用できる機能が利用可能です。

「ドコモ」でも既存のPBXまたはクラウド型のPBXを利用した2タイプから選択できる「オフィスリンク」を提供しています。タイプによって異なりますが、「オフィスリンク」には主に以下の特徴があります。

• 全国の「ドコモ」のサービスエリアをオフィスの内線エリアとして、携帯通話の品質で内線通話が行える
• 社外にいても携帯電話から会社番号を通知して発信ができる
• 通話を保留にしてほかの内線番号へ転送が可能なため、スムーズな取り次ぎとなる
• 固定電話にかかってきた通話を携帯電話で取ることができる

このように、どこにいてもオフィスと変わらない電話環境を整えられるところが大きなメリットです。

固定電話の転送を考えているなら回線は「ドコモ光」がおすすめ

固定電話を転送するサービスの導入を考えているなら、ぜひ「ドコモ光」をご検討ください。

「ドコモ」が提供する「オフィスリンク」を利用するには、所定の光回線との契約が必要ですが、「ドコモ光」であれば「オフィスリンク」を利用できます。

また、一般家庭用電話で転送サービスの導入を検討している方もいると思いますが、「ドコモ光」のオプションサービスで利用できる「ドコモ光電話」では、「転送電話サービス」の利用が可能です。

転送サービスの月額使用料は無料となっており、自動転送機能ではあらかじめ登録した電話番号に自動で転送できるほか、転送する電話番号の登録もできます。

さらに、「ドコモ光」は光回線なので、高速かつ安定性高い通信が可能です。「ドコモ光」なら転送サービスを導入できて、快適なインターネット環境を整えることもできるでしょう。

「ドコモ光」が提供する2つのプランの詳細は、以下の表よりご確認ください。

※1 定期契約プランは、2年間同一の「ドコモ光」契約を継続して利用することが条件となり、解約(定期契約のない料金プランへの変更含む)のお申出がない場合は自動更新となります。当該期間内での解約、定期契約のない料金プランへの変更などの場合、更新期間を除いて戸建タイプ 5,500円(税込)、マンションタイプ4,180円(税込) 、ドコモ光ミニ2,970円(税込)の解約金がかかります〈2022年6月30日以前にお申込みのお客さまの場合、戸建タイプ14,300円(税込)(ドコモ光ミニ含む)、マンションタイプ8,800円(税込)の解約金となります〉
※2 2年間同一の「ドコモ光」の継続利用が条件となり、当該期間内での解約、定期契約のない料金プランへの変更などの場合、更新期間を除いて5,500円(税込)の解約金がかかります(2022年6月30日以前にお申込みのお客さまの場合、14,300円(税込)の解約金がかかります)。なお、「ドコモ光」とペア回線(「ドコモ光」と対になる携帯電話回線)の契約期間および更新期間はそれぞれ異なりますので、ご注意ください。
※3 ベストエフォート値による最大通信速度
※4 提供エリアは一部地域に限る

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固定電話を転送して大切な通話にいつでも対応できる環境を整えよう

固定電話転送サービスは外線転送をするためのサービスで、外出先やテレワーク中でも直接電話に対応できるところが最大のメリットです。特にビジネスシーンで利用されることが多いですが、家庭用の電話でも利用できます。

また、転送サービスにはビジネス面での課題がいくつかありますが、ドコモの「オフィスリンク」を利用すれば、転送サービスの課題を解消できる可能性があります。

「ドコモ光」であれば「オフィスリンク」を利用でき、「ドコモ光電話」で「転送でんわサービス」の利用も可能です。

固定電話で転送が可能なサービスの導入を検討している方は、回線に「ドコモ光」をご検討ください。

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